Ketika arus digital mengubah cara kita dalam bekerja, bermain, dan menjalani kehidupan, organisasi harus menavigasi arus perubahan agar tetap relevan dan kuat. Istilah 'transformasi digital' digunakan untuk menggambarkan perjalanan yang ditempuh oleh bisnis ini dalam beradaptasi dan menerapkan teknologi digital untuk terus menciptakan nilai bagi pelanggan mereka, tetapi langkah-langkah untuk mencapai 'transformasi' ini belum ditentukan secara umum, sehingga masing-masing industri, sektor, dan bisnis dibiarkan untuk menafsirkan sendiri proses tersebut.

Mengacu pada transformasi digital sebagai “konsep multidimensi dengan banyak bagian yang bergerak”, Hoe Siu Loon, Lektor Kepala Sistem Informasi (Terapan), menjelaskan penyebab tidak adanya satu solusi untuk semua, dan mengapa banyak organisasi yang mengejar proyek digital mungkin tidak bisa merealisasikan manfaat investasi mereka sepenuhnya. Menurut beliau, “Kompleksitas teknologi bukanlah keseluruhan dari gagasannya. Hal ini tergantung pada seberapa cerdasnya Anda dalam meningkatkan cara yang Anda gunakan untuk melakukan sesuatu agar bisa memberikan nilai kepada pelanggan Anda dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini berarti memahami balok bangunan yang dapat meningkatkan peluang keberhasilan organisasi Anda dalam perjalanan transformasi digital Anda”.

Dalam bukunya yang berjudul Digital Transformation: Strategy, Execution and Technology, Lektor Kepala Hoe mencantumkan delapan balok bangunan yang dapat memandu organisasi dalam perjalanan mereka berdasarkan analisisnya terhadap studi kasus dan percakapanmua dengan para pemimpin industri. Memang tidak ada jaminan keberhasilan, tetapi bisnis bisa melihat hal ini sebagai hal yang membutuhkan perhatian utama, dan dapat dikembangkan dalam bisnis mereka pada akhirnya.

Klik pada ikon untuk mengetahui lebih lanjut.

Berawal dari perlunya strategi yang dipikirkan dengan matang dan diikuti dengan berbagai peran ‘pelaksanaan’, buku Lektor Kepala Hoe membahas tentang bagaimana berbagai jenis teknologi digital yang berbeda bisa diterapkan di dalam berbagai domain bisnis. Terlepas dari apakah perusahaan multinasional atau usaha kecil dan menengah (UKM), berikut adalah lima poin penting yang perlu diperhatikan tentang perjalanan transformasi digital:  

1) Strategi yang baik menciptakan arah dan menyatukan tim

Mengenai pentingnya mengembangkan cetak biru untuk transformasi digital, Lektor Kepala Hoe menjelaskan bahwa rencana yang baik merangkum beberapa pilihan strategis yang ingin diterapkan oleh organisasi.  Hal ini dapat berarti berfokus pada segmen bisnis tertentu terlebih dahulu atau menjelajahi penggunaan teknologi tertentu untuk melihat bagaimana teknologi tersebut bisa memberikan nilai kepada pelanggan.  Beliau mengatakan, “Titik awal belum tentu merupakan titik akhir, tetapi harus memberikan panduan mengenai tempat yang akan kita tuju. Dan, seiring berjalannya waktu, kita akan mengetahui lebih banyak lagi”. 

Dengan menetapkan visi bersama yang jelas dan memutuskan bagaimana sumber daya akan digunakan untuk mencapai hal tersebut, semua anggota tim bisa mengetahui peran mereka dalam misi yang digenggam oleh mereka, dan hal ini meningkatkan peluang keberhasilan organisasi. 

2) Peran dan kumpulan keahlian yang berbeda diperlukan untuk mendorong perubahan yang diperlukan

Setelah arah ditetapkan oleh para pemimpin organisasi, anggota tim yang berbeda perlu mewujudkan visi tersebut. Dalam bukunya, Lektor Kepala Hoe mencantumkan berbagai tema dalam tahap ‘pelaksanaan’ ini, dan beliau menjelaskan tentang bagaimana masing-masing dari tema ini bisa membantu organisasi dalam mewujudkan inisiatif transformasi digital mereka secara spesifik. Beberapa di antara peran ini mungkin memerlukan keahlian teknis, seperti manajemen produk digital atau DevSecOps untuk meluncurkan platform digital, sementara peran lainnya melibatkan manajemen sumber daya manusia; seperti mengawasi program pelatihan atau menyiapkan kerangka kerja dan proses untuk membantu pengambilan keputusan dan membantu masyarakat merangkul perubahan di masa yang akan datang.

Lektor Kepala Hoe menjelaskan bahwa untuk menciptakan kondisi optimal bagi keberhasilan transformasi, suatu organisasi perlu mengatasi tiap balok bangunan dan menyelaraskannya sehingga dapat bekerja sama secara keseluruhan dengan lancar. “Semua balok bangunan ini merupakan kapabilitasnya tersendiri, dan pengawasan manajemen eksekutif terhadap hal tersebut diperlukan, karena jika ada kapabilitas yang dianggap remeh, maka akan terjadi perlambatan,” katanya. Meskipun beliau mengakui bahwa tidak semua organisasi akan siap untuk bertindak berdasarkan tiap kapabilitas pada saat tertentu, beliau menganjurkan mereka untuk memberikan penekanan pada masing-masing kapabilitas tersebut, sambil berkomitmen terhadap mereka yang memiliki kapabilitas untuk melaksanakannya. 

3) Transformasi kecil dan sederhana tetaplah transformasi

Mengatasi kesalahpahaman bahwa transformasi digital harus berskala besar dan mengesankan, Lektor Kepala Hoe menjelaskan bahwa asalkan ada beberapa bentuk teknologi yang digunakan untuk meningkatkan cara organisasi memberikan nilai kepada pelanggan, maka ‘transformasi’ telah terjadi. Hal ini bisa berarti menggunakan otomatisasi proses robotik untuk menyederhanakan proses bisnis atau sekadar menggunakan alat Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence/AI) gratis seperti ChatGPT untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam membuat draf awal dari konten media.

Beliau mengatakan, “Orang-orang sering kali menghubungkan transformasi digital dengan penggunaan teknologi mutakhir, padahal sebenarnya teknologi bukanlah pendorong utama. Hal ini lebih mengacu kepada seberapa cerdas Anda dalam menjadikan kehidupan lebih mudah melalui teknologi sehingga pelanggan Anda bisa mendapatkan apa yang mereka inginkan”.  Sebagai contoh, chatbot penyedia informasi waktu ketibaan bus di Singapura, ‘Bus Uncle’, menjelaskan bagaimana perusahaan bisa memadukan teknologi AI dengan antarmuka yang menyenangkan dan ramah bagi pengguna. Beliau menganjurkan perusahaan untuk tetap berfokus pada kebutuhan dan keinginan pelanggan mereka, bukannya pada kecanggihan teknologi. 

4) UKM harus berfokus pada minimalisasi biaya jangka panjang melalui investasi

Perusahaan publik dan perusahaan multinasional sering kali memiliki dana untuk melaksanakan proyek transformasi digital yang besar, tetapi UKM yang memiliki keterbatasan sumber daya sering kali terhambat oleh biaya yang diperlukan untuk berinvestasi pada teknologi, infrastruktur, atau pelatihan keterampilan yang diperlukan. Lektor Kepala Hoe mengatakan, “Meskipun minimalisasi biaya merupakan pendorong dan tujuan bisnis yang penting, tetapi para pemimpin UKM harus mencoba mempertimbangkan investasi mereka dalam jangka panjang. Dan mungkin mereka harus lebih sabar untuk melakukan penghematan biaya.” 

Dengan mengambil langkah-langkah kecil dengan secepatnya, perusahaan-perusahaan ini dapat memperoleh pengalaman yang mereka perlukan untuk membuat perubahan yang lebih besar dan tetap berada di depan para pesaing mereka.  

5) Interaksi manusia akan selalu memegang peran penting yang membedakan

Dalam bukunya, Assoc Prof Hoe membahas kemunculan model bisnis platform digital, seperti lokapasar daring atau layanan jejaring sosial, yang mendukung koneksi daring dan waktu nyata dengan pemangku kepentingan lain dalam suatu ekosistem. Platform ini mungkin tidak selalu sepenuhnya virtual, dan kadang-kadang memerlukan interaksi personal baik di bagian depan maupun belakang, sehingga mengarah ke model hibrida atau “figital”.

Beliau mengatakan, “Untuk model hibrida ini, kita harus memaksimalkan bagian-bagian yang memungkinkan antarmuka manusia-mesin. Namun, akan ada saatnya ketika antarmuka manusia perlu digunakan, sebagai contoh, untuk menangani keluhan atau menangani pengecualian. Jadi menurut saya, bagian itu juga akan menjadi pembeda bagi perusahaan untuk tampil unggul.” Artinya, bahkan untuk platform yang sepenuhnya digital, perusahaan perlu menemukan cara yang pintar untuk memasukkan elemen manusia guna meningkatkan pengalaman, sehingga pelanggan dapat merasakan adanya kepastian. 

Sebagai kesimpulan, beliau menganjurkan organisasi untuk tetap gesit di tengah era digital dengan tetap memiliki rasa ingin tahu terhadap kemajuan teknologi terkini dan terbuka terhadap eksperimentasi, bahkan sambil menanggung risiko kegagalan. “Anda tidak harus menggunakan teknologi canggih yang tidak Anda pahami. Pada dasarnya, pahami jangkauan teknologi, apa saja kapabilitasnya, lalu pikirkan bidang pekerjaan Anda, dan bagaimana kapabilitas ini dapat membantu Anda agar berjalan dengan lebih cepat, lebih baik, lebih murah, untuk memberikan nilai yang lebih baik kepada pelanggan.”